Tekoälystä isännöinnin kilpailuetu – AI tuo tehoa moniin arjen rutiineihin
Isännöinnin arki on muuttumassa nopeasti tekoälyn myötä. Isännöitsijä Petri Haapa-aho uskoo, että tekoäly on kilpailuetu sekä isännöintiyrityksille että muille kiinteistö- ja rakennusalan ammattilaisille.
Lue tekoälyn tekemä tiivistelmä:
- Tekoäly tehostaa isännöinnin arkea ja vapauttaa aikaa olennaiseen, kun rutiinit automatisoituvat ja työ nopeutuu.
- AI tuo suoran hyödyn käytännön työhön, helpottaa dokumenttien käsittelyä, vertailuja, analysointia ja päätöksentekoa.
- Isännöintiyritykset rakentavat omat AI-apurinsa helposti, mutta vastuu, tietoturva ja sääntelyn noudattaminen säilyvät ihmisellä.
”Tekoälyn hyödyntäminen ei edellytä ohjelmointitaitoja, vaan uteliaisuutta ja rohkeutta kokeilla”, sanoo isännöitsijä ja kiinteistöalan asiantuntija Petri Haapa-aho Isännöinti Luotsi Oy:stä.
Hänen mukaansa organisaatioiden omien tekoälytyökalujen kehityksessä tärkeintä on helppokäyttöisyys ja työkalun intuitiivisuus. Hänen mukaansa tekoäly on nyt tuomassa isännöintiin samanlaisen murroksen kuin aiemmat digiloikat.
”Tekoäly nopeuttaa rutiineja, parantaa laatua ja lisää asiakastyytyväisyyttä. Isännöinnin toimintatavat tulevat muuttumaan seuraavan viiden vuoden aikana. Nyt on mahdollisuus olla mukana tai jäädä ulkopuolelle”, hän sanoo.
Paljon tehokkuutta rutiinitehtäviin
Haapa-aho on testannut tekoälyä monissa isännöinnin arjen tehtävissä ja huomannut sen potentiaalin. Yksi esimerkki on takuutarkastukseen valmistautuminen: tekoäly loi 40-sivuisesta piharemontin työselostuksesta tiiviin ja rakenteittain jäsennellyn tarkastuslistan.
”Valvojalla oli 40-sivuinen paperi mukana, mutta käytännössä kävimme läpi tekoälyn laatimaa listaa. Tarkastus sujui tehokkaasti ja virheettömästi.”
Hyvä esimerkki on myös uusien taloyhtiöiden vastaanotto.
”Kun tulee uusia taloyhtiöitä, niin kaikista yhtiön pöytäkirjoista voidaan tehdä anonymisoitu pdf ja hakea sieltä kaikki tehtävät, jotka on päätetty tehtäväksi ja tarkistaa, missä vaiheessa mikäkin tehtävä on.”
Haapa-ahon mukaan isännöitsijätoimistoissa tekoälyä käytetään moniin rutiinitehtäviin, muun muassa ostolaskujen käsittelyyn, tiliöintiin ja tiedonsiirtoon järjestelmien välillä.
Tekoälystä on hyötyä myös tarjousvertailuissa, kun eri muotoisia tarjouksia voi vertailla yhdenmukaisesti. Työtä tehostaa pitkien sähköpostiketjujen ja kokousmuistioiden koostaminen tekoälyn avulla sekä esimerkiksi energian tehomaksujen analysoinnissa.
”Tekoäly löytää valtavista datamassoista kulutuspiikit, joista voidaan johtaa kustannuksia”, hän sanoo.
Haapa-ahon mukaan tekoäly voi toimia sparraajana myös ristiriitatilanteissa: se voi laatia puolueettoman kompromissiehdotuksen, joka auttaa neuvotteluja eteenpäin.
“Custom-GPT:n tekemisen kynnys on todella matala. Ei tarvita ohjelmointitaitoja, vaan ainoastaan selkeä ohjeistus, mitä tekoälyn pitää tehdä ja millä aineistolla.”
Oma tekoälyapuri syntyy muutamalla klikkauksella
Haapa-aho on luonut myös oman custom-GPT:n, joka hyödyntää isännöitsijän lakitietoa ja alan ohjeistuksia. Sen avulla tekoäly voi tuottaa nopeasti vastauksia osakkaiden kysymyksiin.
“Custom GPT:n tekemisen kynnys on todella matala. Ei tarvita ohjelmointitaitoja, vaan ainoastaan selkeä ohjeistus, mitä tekoälyn pitää tehdä ja millä aineistolla.”
Hän on rakentanut omia AI-apureita muun muassa kunnossapitotarveselvitysten rakenteellistamiseen Maanmittauslaitoksen nimikkeistöön sekä tiliöinnin tarkastusapurin isännöitsijälle.
Vastuu säilyy ihmisellä
Haapa-aho muistuttaa, että tekoäly ei vapauta käyttäjää vastuusta. Se vahvistaa osaamista, mutta ei missään tapauksessa korvaa sitä.
”Tekoäly valehtelee sujuvasti, joten tieto on aina validoitava. Vastuu pysyy käyttäjällä.”
Hän uskoo, että tulevaisuudessa tekoälystä tulee kuitenkin kilpailuetu isännöintiyrityksille sekä ammattilaisille.
”Tekoälyosaajat tulevat olemaan haluttuja sekä työmarkkinoilla että palveluntarjoajina. Yritysten tulee rohkaista henkilöstöä tekoälyn käyttöön, mutta siihen liittyy tietynlaisia rajoituksia, kun olemme säännellyssä yritystoiminnassa. Eli täytyy muistaa, että meitä sitoo GDPR ja EU:n AI Act, ja käytännössä ohjeistus pitäisi tulla tekoälystrategian kautta.”
KIRA-älyä -työkalu on toteutettu KIRA-kasvuohjelman puitteissa yhteistyössä seuraavien yritysten ja organisaatioiden kanssa: ATL, Isännöintiliitto, Kiinteistöliitto, Kiinteistövälitysalan keskusliitto, Kiinteistötyönantajat, RIL, SAFA, SKOL, STUL, KIRAHub, RIA, Rakennusmestarit ja -insinöörit AMK RKL, Rakennusteollisuus RT ry, RTS, Rakli, Talteka, Ympäristöministeriö ja Fair.