”Sähköisyys säästää aikaa ja rahaa!”

Miksi lähdette mukaan #kynätpois-haasteeseen?

Isännöintialalla olemme tekemisissä monien asiakkaiden kanssa, joille paperidokumentit ovat olleet tähän asti tärkeitä. Me lähdimme sähköistämään toimintojamme jo vuosia sitten, mutta nyt koronavirus on nopeuttanut digitalisaatiota. Tämän vuoden keväällä päätimmekin, että allekirjoitamme jatkossa kaikki dokumentit sähköisesti. Asiakkaat ovat lähteneet yllättävän hyvin mukaan muutokseen.

Mihin käytätte sähköisen allekirjoittamisen myötä säästyvät eurot?

Sähköinen allekirjoitus on osa koko toiminnan digitalisaatiota. Kokonaiskuvassa työajansäästö tuottaa eniten suoraa rahansäästöä. Kopioinnin ja postituksen määrä on sekin merkittävä tekijä.

Kun perustimme Unikon vuonna 2007, isännöitsijätoimiston liikevaihdosta 15-20 % kului kopiointiin. Meilläkin kopiokuluja oli jopa 10 % liikevaihdosta ennen sähköiseen malliin siirtymistä. Sähköistyminen on poistanut suurimman osan näistä kuluista ja vapauttanut aikaa varsinaisiin työtehtäviin.

Entä miten hyödynnätte sähköisen allekirjoittamisen myötä vapautuvan ajan?

Isännöitsijän päätehtävä ei ole kopiointi ja postitus, vaan asiakaspalvelu. Me voimme nyt palvella useampia asiakkaita ja parantaa asiakaspalvelua. Myös asiakkaat säästävät omaa aikaansa. Sähköisessä allekirjoittamisessa kaikki voittavat.

Miten ilmastotyö ja vastuullisuusasiat näkyvät liiketoiminnassanne ja miten edistätte niitä digitaalisilla ratkaisuilla?

Kaikki paperi, jota vähemmän käytämme, on pois ympäristökuormasta. Meillä ei ole enää arkistoa omille papereille, mutta edelleen asiakkaiden lakisääteisiä asiakirjoja on paperimuodossa.

Monet tekevät edelleen kirjanpidon paperilla, ja niitä aineistoja varten meillä on 60 neliömetrin varasto. Sieltä vanhentuneet paperit menevät tuhottavaksi kerran vuodessa. Sama kertautuu jokaisessa isännöintitoimistossa. Tämä on mielestämme täysin turhaa.

Meille vihreät arvot ovat tärkeitä ja haastamme siinä mielessä kaikki isännöintitoimistot mukaan paperittomaan toimintatapaan.

Mitä rakennetun ympäristön kestävä digitalisaatio teille merkitsee?

Kaikki yhteiskunnan ja liike-elämän toiminnot ovat sähköistymässä. Se tuottaa paitsi säästöä, myös parantaa elämän ja työelämän laatua. Esimerkiksi etätyö pilvipalveluiden avulla on meidän yrityksessämme mahdollisuus, josta kaikki työntekijät voivat hyödyntää. Työnteko on mukavampaa ja vähemmän kuormittavaa ja oman työajan voi suunnitella entistä vapaammin.

Mitä aiotte seuraavaksi digitalisoida?

Omassa toiminnassamme olemme tehneet jo liki kaikki uudistukset. Edelleen on ratkaistava paperisten piirustusten sähköistäminen. Se on asiakkaidemme päätettävissä, mutta jo nyt noin kolmannes piirustuksista on digitaalisia. Kyseessä ei ole merkittävä panostus asiakasta kohden, ja säästöt ovat ilmeiset kaikille osapuolille.

Kenet haastatte mukaan kampanjaan?

Haluamme haastaa muut isännöintitoimistot ja etenkin pienemmät, paikallisesti toimivat pankit. Vakuutusyhtiöt ovat olleet edelläkävijöitä ja hyvä esikuva muille.

Millainen on #kynätpois-haasteelle omistettu mietelauseenne?

Sähköisyys säästää aikaa ja rahaa!