”Muutos vaatii uudet toimintatavat, ei vain uusia välineitä.”

Miksi lähdette mukaan #kynätpois-haasteeseen?

Olemme jo tehostaneet toimintaamme merkittävästi digitaalisin työkaluin talon sisällä. Sähköinen allekirjoitus on meillä globaalisti käytössä, mikä osaltaan tehostaa ja sujuvoittaa yhteistyötä asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa.

Mihin käytätte sähköisen allekirjoittamisen myötä säästyvät eurot?

Emme näe digitalisaatiota tai sähköistä allekirjoitusta yksinomaan rahansäästönä vaan ennen kaikkea yhteistoiminnan helpottamisena. Yksittäisen dokumentin digitalisointi ei auta, vaan koko toimintatavan on muututtava. Dokumenttien sähköistyminen on kuitenkin yleensä ensimmäinen ja sinänsä looginen askel kehityspolulla.

Yksi esimerkki toimintatapojen muutoksesta on käyttämämme projektijohtamisen alusta, joka yhdistää projektin laadun, aikataulun, kustannusten sekä tehtävien hallinnan yhteen paikkaan tarjoten hankkeen osapuolille ajantasaisen tilannekuvan hankkeen etenemisestä kellon ympäri. Suuri osa tiedosta, joka on aiemmin hukkunut erinäisten dokumenttien sisälle, on nyt käytettävissä tietokantapohjaisesti. Kehityksen tavoitteena näemme sujuvamman yhteistyön, läpinäkyvyyden ja ajantasaisen tilannekuvan, jonka digitalisaatio mahdollistaa.

Entä miten hyödynnätte sähköisen allekirjoittamisen myötä vapautuvan ajan?

Digitalisointi ja automatisointi siirtävät painopisteen dokumenttien käsittelystä ja siirtelystä arvon luomiseen; sorminäppäryydestä aivonäppäryyteen. Olemme pitkällä, kun vapaudumme dokumentin ikeestä ja siirrymme tietokantapohjaiseen toimintamalliin.

Miten ilmastotyö ja vastuullisuusasiat näkyvät liiketoiminnassanne ja miten edistätte niitä digitaalisilla ratkaisuilla?

Edistämme yhtiömme globaaleita ilmastotavoitteita, minkä lisäksi työstämme parhaillaan maakohtaista kestävyyssuunnitelmaa. Käytännön työssä esimerkiksi etätyöskentely ja videopalaverit sekä niiden mahdollistamana fyysisen logistiikan vähentäminen vaikuttavat konkreettisesti toimintamme päästöihin. Myös kansainvälisten asiantuntijoidemme lennot ovat pitkälti korvattavissa etäosallistumisella.

COVID-19 on lisännyt etätyötä merkittävästi. Käynnissä olevan työn murroksen nopeutuminen ei kuitenkaan välttämättä johda tilankäytön välittömään vähenemiseen. Oman tutkimuksemme mukaan 58 % etätyöntekijöistä kaipaa takaisin toimistolle, eli sosiaaliselle ympäristölle on edelleen tarvetta. Työtiloista on tehtävä houkuttelevia paikkoja kanssakäymiselle, satunnaisille kohtaamisille ja innovoinnille. Etätyö voi parantaa yksilön tuottavuutta, mutta ei välttämättä tiimien tuottavuutta.

Mitä rakennetun ympäristön kestävä digitalisaatio teille merkitsee?

Digitalisaatio tuottaa jatkuvasti lisääntyvän määrän dataa rakennetusta ympäristöstä. Koska suuri osa datasta on avointa, se mahdollistaa meille tehokkaammat ja paremmat analyysit, jotka auttavat asiakkaitamme tekemään parempia päätöksiä. Oikein sijoittuneet, oikean tyyppiset ja oikean kokoiset toimitilat vähentävät hukkaa ja turhaa liikkumista. Rakennusten elinkaari on pitkä ja siksi niihin liittyvien päätösten optimointilla tietoon perustuen on mahdollista luoda kauaskantoisia positiivisia vaikutuksia.

Mitä aiotte seuraavaksi digitalisoida?

Toimintatapamme ovat muuttuneet ottaessamme digitaalisia työkaluja käyttöön. Seuraavaksi vakiinnutamme ja laajennamme kokeiluissa hyväksi havaittujen toimintamallien käyttöä.

Digitalisaatiokehitys on oppimismatka, jossa organisaation kyvykkyys kasvaa kokeilu kerrallaan. Se on jatkumo, jossa erillisistä sovelluksista ja tiedon paikallisesta säilytyksestä siirrymme tietokantoihin, rajapintoihin ja yhteistoiminta-alustoihin.

Kenet haastatte mukaan kampanjaan?

Vaikka sähköposti dominoi viestintäkanavana, toimialallamme jopa faksi on edelleen jossain tapauksissa käytössä. Itse asiassa haluaisimme nähdä sähköpostittoman tulevaisuuden, jossa data liikkuu koneluettavassa muodossa ja mahdollistaa rutiinien automatisoinnin. Haastamme siksi toimialan faksinkäyttäjät.

Millainen on #kynätpois-haasteelle omistettu mietelauseenne?

Muutos vaatii uudet toimintatavat, ei vain uusia välineitä.

Tomi Tiainen ja Joonas Ujanen, JLL